SPESE DI RAPPRESENTANZA IN AMBITO COMMERCIALE - LINEE GUIDA (1.1)

Gentilissime/i colleghe/i, 

la normativa tuttora vigente in materia di IVA, disciplina alcuni casi di esclusione o di riduzione della detrazione dell'imposta quando relativa all'acquisto di determinati beni e servizi in alcuni contesti, per i quali risulta difficile stabilire la loro piena inerenza all'attività commerciale soprattutto quando esercitata dagli enti pubblici che non rivestono propriamente la qualifica di “imprenditore”.

Analizzando le fattispecie più ricorrenti in ambito universitario, si tratta in particolar modo delle spese di rappresentanza all’interno delle quali si possono ricomprendere quelle sostenute per ospitalità in occasione di convegni, congressi e simili.

Per individuare l’esatta collocazione delle suddette spese commerciali da cui derivano gli adempimenti in tema di IVA (ma anche altri adempimenti obbligatori, tra cui la predisposizione delle dichiarazioni fiscali di Ateneo e la determinazione/versamento di altre imposte), si è cercato di riassumere, nel documento allegato, alcune principali caratteristiche degli oneri in questione con i riferimenti normativi e i limiti previsti dalla disciplina vigente rispetto alla detraibilità dell’imposta. Si allega, altresì, parte della normativa citata nel documento.

Si suggeriscono qui di seguito alcune regole di buona prassi contabile in materia di registrazione delle spese per convegni/congressi, e simili, in quanto momento rilevante ai fini fiscali e per la contabilità dei costi:

1)      ogni documento amministrativo-contabile, a partire dal buono d’ordine predecessore e tutti i documenti successivi compresa la fattura elettronica emessa dal fornitore, devono riportare correttamente:

a)       titolo del convegno/congresso/ e simili,

b)      periodo di durata dell’evento (dal ….al….);

2)      per evitare ogni tipo di regime sanzionatorio, nel momento in cui avviene la liquidazione mensile dell’imposta è indispensabile aver acquisito da tutte le strutture di Ateneo l’apposita dichiarazione supportata da ogni altro documento utile ad identificare la corretta fattispecie giuridica, come ad esempio la locandina dell’evento, anche al fine di escludere tali spese dai limiti previsti dall’art. 19.bis.1 del DPR 633/72 per le spese di rappresentanza e determinare così il corretto versamento mensile IVA.

Poiché spesso la consegna dei Registri mensili risulta carente di tale documentazione, si raccomanda una maggior cura nell’invio del materiale.

Si allega per utilità il modulo aggiornato in formato “.pdf” compilabile già fornitovi in precedenza, tuttora pubblicato sulla Intranet di Ateneo al seguente percorso:

 Servizi -  Amministrazione e Contabilità - Bilancio, contabilità e tesoreria - Iva e attività commerciale (Modulistica)

 a cui accompagnare la documentazione di supporto.

Il documento scaricabile dal sito potrà essere utilizzato come modello oppure è possibile completarlo direttamente, ma in entrambi i casi sarà da sottoscrivere digitalmente in Pades o Pades Grafico; per la relativa compilazione sarà ovviamente necessario richiedere la collaborazione dei vostri uffici competenti (in cc: Sezioni Budget/Entrate) soprattutto per quanto attiene all'attività di fatturazione attiva e alla gestione dei ricavi commerciali correlati alle spese.

La predetta documentazione potrà essere utilizzata anche per le altre spese commerciali che non rientrino tra quelle di rappresentanza, quando utile ad individuare l’esatta tipologia del costo e verificare i requisiti per la detraibilità dell’imposta (es. spese di vitto/alloggio per trasferte dei dipendenti in occasione della loro partecipazione a convegni/congressi, quando strettamente correlate ad attività commerciali c/terzi).

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Si ringrazia della collaborazione e si resta a disposizione per ogni ulteriore chiarimento.

Allegati:
Decreto-del-19_11_2008-Min.-Economia-e-Finanze.pdf
DettaglioArticolo108-comma-2-del-TUIR.pdf
DettaglioArticolo109-comma-5-del-TUIR-2.pdf