Con un'ottica dedicata all'efficienza e al completo controllo della situazione di tutte le rda e ad evitare lungaggini procedurali, a partire da lunedì 14 marzo p.v. metterò a vostra disposizione un report complessivo di tutte le rda che possono presentare anomalie in genere.
Si tratta di un report in formato excel che non presenta il distinguo sulla struttura in quanto si tratta proprio di rda che non hanno il flusso perchè si appoggiano a progetti "speciali" (MP_PJ e MRESP_PJ) oppure perchè hanno "perso" il flusso a causa della scadenza del progetto o per eventuali altri motivi (es. progetti non più esistenti in UGOV) e di conseguenza non dispongono della struttura di riferimento.
Le rda sono immediatamente rintracciabili dal nominativo del richiedente, dal responsabile del fondo e dal progetto individuato.
Il report
- sarà consultabile sulla knowledgebase di UGov nell'area dedicata alla RdA online
- verrà caricato con gli aggiornamenti ogni lunedì
- sarà individuabile con il titolo di "Controllo e Gestione RdA senza flusso autorizzatorio"
La scelta di inserire il report sulla knowldgebase nasce dalla volontà di permettere a tutti gli utenti operativi sui diversi applicativi di utilizzarlo come strumento di lavoro quotidiano e di monitoraggio.
Di seguito vi elenco alcune chiavi di lettura del report utili a gestirlo in maniera consapevole:
a) In presenza di rda che presentano come progetto di riferimento una delle due categorie residuali indicate sotto NON è necessario aprire un ticket ma invitare il docente a rientrare in procedura ed autorizzare per quanto di sua competenza:
* MP_PJ - Elenco progetti appartenenti ad un unico Responsabile dettagliati nella documentazione allegata
** MRESP_PJ - Elenco progetti appartenenti a più Responsabili dettagliati nella documentazione allegata
Solo in questi due casi, quando il richiedente coincide con il Responsabile del fondo, deve comunque autorizzare in qualità di Responsabile di fondo entrando nel tab WORKFLOW e specificando la UO che dovrà autorizzare;
b) nel caso in cui vi siano delle rda che non devono procedere nel flusso (ad es. perché già gestite in altro modo o duplicate), i responsabili di Sezione e di Area dispongono dell'abilitazione a cancellarle indicando anche la motivazione (vedasi manuale aggiornato);
c) per tutti gli altri casi si invita prima di aprire un ticket a verificare la situazione del progetto, con particolare riferimento alle date di vita utile del progetto stesso. Nel caso di progetti con date non aggiornate, verificare se prorogarle o meno e in caso di proroga, successivamente aprire un ticket ad hoc indicando
- l'ID della RDA
- la UO su cui insiste il progetto
- le date aggiornate del progetto
in modo che possa essere re-impostato il flusso e riavviare l'iter autorizzatorio.
Si coglie così l'occasione per rinnovare l'invito a presidiare con costanza le date di vita dei progetti in quanto principale motivo di anomalia all'interno del sistema.
Alla luce di quanto esplicitato sopra si invita a visionare il report e nel caso di anomalie a segnalarle solo ed esclusivamente tramite il nostro sistema di help desk UGov nella categoria dedicata alla Rda per ogni singolo Polo.
Si precisa, infine, che tutte le anomalie attualmente presenti nel file sono già state da me gestite e comunicate agli uffici per gli aspetti di loro competenza e si è in attesa di una risposta a riguardo.
Caricamento dei suggerimenti dalla knowledgebase...