Apertura fondo economale

APERTURA FONDO ECONOMALE

1. Inserimento nel fondo come persona fisica

Inserimento del fondo in anagrafica come persona fisica (PF) fissando i seguenti dati:

1. Dati anagrafici 

1. Anagrafica (cognome, nome, sesso, data di nascita)

2. Indirizzo nazionale 

2. Dati fiscali

1. Domicilio fiscale

3. Pagamenti (per cassa c/o ente tesoriere): poiché l’anagrafica del Rac sarà già presente in anagrafica, sarà quindi necessario inserire solo la modalità di pagamento

1. L’anagrafica del responsabile del fondo deve essere associata una voce di contropartita per le scritture di apertura e di chiusura:

contabilità generale >> configurazioni >> associazione voce-soggetto >> il soggetto deve essere collegato sia a crediti diversi che a debiti diversi

3. Creare un nuovo fondo economale

Per caricare un nuovo fondo economale premere il pulsante [Nuovo]; per entrare in un fondo già definito premere il pulsante .

Il pulsante [Stampa fondo economale] visualizza il report dell’elenco dei fondi definiti per il contesto scelto

Per configurare un nuovo fondo economale il sistema presenta la schermata sottostante (figura 4) dove l’utente dovrà valorizzare i seguenti campi:

- codice fondo economale: attributo che definisce il fondo può essere lungo al massimo 10 caratteri;

- descrizione: attributo facoltativo specifica la descrizione del codice;

- ammontare massimo del fondo: rappresenta il valore di costituzione;

- ammontare limite minimo reintegro: il campo può essere lasciato zero, ma non può essere maggiore dell’ammontare massimo del fondo;

- ammontare massimo mensile: il campo può essere lasciato zero, ma non può essere maggiore dell’ammontare massimo del fondo

Nel caso di inserimento di massimali relativi alle spese non documentate e alle spese documentate (ammontare massimo spesa non documentata / ammontare massimo spesa documentata), il sistema controlla, in sede di registrazione delle spese, che tali massimali non vengano superati, emettendo, nel caso, un messaggio informativo.

Se il regolamento interno di Ateneo non prevede massimali sugli importi spendibili, si suggerisce di inserire un importo coincidente con l’ammontare massimo del fondo sui campi relativi alle singole spese.

Il campo Ammontare massimo mensile, se non è regolamentato, va valorizzato in modo che non blocchi l’operatività della struttura.

L’inserimento di un limite minimo di reintegro permette al sistema di effettuare un controllo sull’ammontare residuo: quando l’ammontare residuo del fondo, a seguito delle spese effettuate, scende sotto il limite minimo, il sistema avvisa che si è scesi sotto tale limite e che sarebbe opportuno effettuare un reintegro.

Definizione Massimali: a parte l'ammontare massimo del fondo, in cui viene inserito l'ammontare totale del fondo, tutti i restanti campi non sono obbligatori. Tuttavia, come avete riscontrato voi stessi, il sistema effettua dei controlli.
I campi ammontare massimo spesa non documentata, e ammontare massimo spesa documentata, nella vostra configurazione sono come li abbiamo definiti, il sistema, in sede di registrazione delle spese, ha effettuato un controllo che tali massimali non vengano superati, ci invia un messaggio informativo, ma ci fa andare avanti.
Per le prossime configurazioni, se il regolamento interno non prevede massimali sugli importi spendibili, di solito si suggerisce di inserire un importo coincidente con l’ammontare massimo fondo sui campi relativi alle singole spese.

Il responsabile del fondo deve essere scelto tra le anagrafiche di tipo persona fisica, non annullate e valide rispetto alla data odierna. Successivamente inserire le coordinate di pagamento, scelte tra quelle associate al soggetto.

Il pulsante Gestisci responsabile permette di vedere lo storico dei responsabili del fondo e le informazioni di dettaglio del responsabile selezionato.

4. Associazione fondo economale a UE

Creare una associazione

Per creare una associazione premere il tasto NUOVO e valorizzare gli attributi

• esercizio (obbligatorio non modificabile): quello di contesto
• fondo (obbligatorio modificabile): il sistema presenta i fondi esistenti
• UE (obbligatorio modificabile) il sistema presenta le UE uguali o figlie della UE di contesto che hanno l’esercizio di contesto